Conditions générales de vente

Champ d’application

Les présentes conditions générales s’appliquent à tout contrat (établi par offre, lettre d’engagement, ordre de mission ou autrement), ci-après “le contrat », convenu entre la SPRL Xtra Via, ci-après dénommée “la Société”, et son cocontractant, ci-après dénommé “le Client” (à l’exclusion de toutes conditions du Client). Les présentes conditions générales complètent les conditions particulières figurant dans une lettre d’engagement, un ordre de mission ou tout autre document qui serait adopté entre la Société et le Client. En cas de contradiction entre les présentes conditions générales et les conditions particulières, ces dernières l’emportent. A défaut de conditions particulières, les présentes conditions générales forment le seul contrat entre la Société et le Client. En tout état de cause, les présentes conditions générales ne peuvent être modifiées que de l’accord écrit de la Société et du Client.

Objet

La Société offre tout type de missions liées à des tâches administratives. Et à l’organisation, la gestion et la logistique d’événement.

Prise de cours des conditions générales

Les présentes conditions générales produisent leurs effets dès l’accord des Parties sur la mission et au plus tard, et de plein droit, dès l’instant où la Société accomplit une mission au bénéfice du Client.

Frais de transport

Pour les missions se déroulant dans la région de Bruxelles-Capitale, aucun frais de transport ne sera comptabilisé. Pour les missions se déroulant en dehors de la région de Bruxelles-Capitale, La Société facturera les kilomètres (aller/retour) parcourus par voiture (1 à 5 personnes) au départ de Bruxelles-Capitales, de même que le temps de route (aller/retour) pour le chauffeur et le temps de route (aller) pour le(s) passager(s).

Commandes et confirmations

Pour chaque demande de nouvelle(s) mission(s), la Société adressera au Client une confirmation par email reprenant :

  • le(s) mission(s) commandée(s) et confirmée(s) ;
  • le(s) créneau(x) horaire(s) du/des mission(s) (heures de début et de fin théoriques communiquées au préalable par le client) ;
  • le cas échéant, le nombre de kilomètres et le montant à facturer à titre de frais de déplacement ;
  • la composition des équipes, l’identité de chacun de ses membres et l’identité du responsable de la Société pour la/les mission(s) commandé(s).

En l’absence de confirmation écrite adressée au Client, la demande de mission(s) est réputée non-acceptée.

Annulation

En cas d’annulation de la commande, le Client sera redevable à titre d’indemnité forfaitaire, sans que la Société n’ait à justifier d’un préjudice : 50% du forfait si l’annulation intervient dans les 48 heures avant le début de la prestation et 100% du forfait si l’annulation intervient dans les 24 heures avant le début de la prestation.En cas d’annulation de la commande par la Société pour des raisons de force majeure ou d’évènement échappant à son contrôle, aucune indemnité ne sera due par la Société.

Par force majeure, il y a lieu d’entendre tout événement soudain, imprévisible, indépendant de la volonté de la Société, rendant l’exécution de ses obligations impossible tels qu’un incendie, une catastrophe naturelle, une tempête, explosion, un tremblement de terre, un acte ou règlement d’une autorité publique ou une décision d’un tribunal, une grève, un lock-out, attentats terroristes ou conséquences d’attentats, une maladie (épidémie, pandémie telle le Corona-virus), un lock-down ou toutes autres formes de troubles sociaux qui échappent au contrôle raisonnable de la Société.

Modifications des tarifs

Le tarif horaire = salaire horaire * coefficient. Le coefficient sera majoré unilatéralement par la Société en cas d’augmentation des charges patronales directes ou indirectes et/ou de tout autre facteur qui influe sur le coût salarial réel. Le salaire brut sera modifié en cas d’indexation et d’augmentation conventionnelle des salaires applicables à votre société.

Factures et paiements

Les factures sont payables au grand comptant, net et sans escompte, par virement sur le compte mentionné sur la facture.
Toute somme impayée à l’échéance donnera lieu au paiement de plein droit et sans mise en demeure préalable d’un intérêt de retard de 1% par mois et d’une indemnité forfaitaire et irréductible de 15% avec un minimum de 125 euros à titre de dommages et intérêts.
Les Parties conviennent expressément qu’une facture non valablement contestée dans les huit jours de la date de la facture, par courrier recommandé, sera considérée comme acceptée.
Le fait de convenir de l’étalement des paiements ne constitue pas une novation et ne déroge pas à l’application des paragraphes précédents du présent article.
Si, en cas d’accord pour un étalement de paiement, le Client néglige une seule fois de procéder au paiement à l’échéance, la totalité de la dette ou son solde sera immédiatement exigible.
Pour des raisons environnementales, économiques et de facilité, la Société privilégie l’envoi des factures exclusivement par voie électronique (format PDF).
Par les présentes, le Client s’engage à relever cette adresse mail au début de chaque mois, pour prendre connaissance de la facture adressée par la Société. En cas de changement ou de problème avec cette adresse mail, le Client s’engage à contacter sans délai le service comptable de la Société : invoices@xtravia.be ou au +32(0)2/453.15.52

Défaut de paiement

En cas de non-paiement par le Client des sommes dues à la Société en application des conditions générales et particulières convenues entre les Parties, la Société a le droit de suspendre ses missions jusqu’au recouvrement de l’entièreté des sommes dues.

Le défaut de paiement d’une facture à l’échéance rend immédiatement exigible toutes les sommes qui sont dues ou à devoir en vertu de commandes passées antérieurement entre les Parties.

Droit de retrait unilatéral des prestataires

Sans indemnité, ni préavis, la Société se réserve le droit de retirer les prestataires en cas de retard de paiement, de non-respect de la législation, de non-respect des présentes conditions générales et des conditions particulières ou si la moralité du Client ou sa manière de traiter les prestataires à l’encontre de toute éthique rend la poursuite de la collaboration impossible.

Responsabilité

La Société n’encourra aucune responsabilité en cas d’inexécution fautive, totale ou partielle, du (des) mission(s) prévue(s) en vertu de la présente convention si cette inexécution résulte, directement ou indirectement, d’un cas de force majeure ou d’un manquement généralement quelconque du Client lui-même ou du sous-traitant.
En tout état de cause, la responsabilité tant contractuelle qu’extracontractuelle de la Société, de ses agents ou préposés, pour tous dommages matériels ou immatériels (tels que notamment dommage moral,
perte de clientèle, de production, de temps, de données, d’opportunités commerciales, …) causés au Client, est limitée au montant total de la commande faite par le Client conformément à l’article 5 de la présente convention.
Toute action mettant en cause la responsabilité de la Société devra être introduite au plus tard trois mois après la date à laquelle l’événement à l’occasion duquel le(s) mission(s) a (ont) été prestée(s). A défaut, la Société sera exonérée de toute responsabilité et ne pourra plus être tenue à payer des dommages et intérêts. La Société a souscrit une police d’assurance responsabilité civile couvrant les dommages causés par elle, ses agents ou préposés, aux biens ou aux personnes dans le cadre de l’exécution de(s) mission(s).

Organisation

La Société organisera son activité professionnelle de la manière qu’elle juge opportune tant en ce qui concerne l’aspect technique de ses missions que la manière dont elle organise son activité professionnelle. Le Client ne possède aucune autorité sur la Société, ses préposés ou mandataires. Celui-ci pourra néanmoins donner des instructions aux préposés de la Société liés à cette dernière par un contrat de travail et affectés à l’exécution de la présente convention pour ce qui concerne : 

  • Priorité quant aux missions à accomplir ; 
  • Priorité de la mission du client final ; 
  • Mode particulier d’exécution de la mission convenue (méthode de travail habituelle du client).

Sécurité et bien-être

La Société s’engage à respecter les obligations relatives à la sécurité et au bien-être des travailleurs lors de l’exécution de leur travail propre au Client et à les faire respecter par ses préposés et mandataires.
Si la Société devait ne pas respecter les obligations visées ci-dessus, le Client pourra lui-même prendre les mesures nécessaires aux frais de la Société afin de s’assurer du respect des dites obligations.

Généralités

La présente convention remplace tout accord préalable des Parties. Elle ne peut être amendée que par un écrit signé par les Parties.
La nullité d’une clause de la convention n’entraîne pas la nullité de ses autres clauses. En cas de pluralité de Clients, ceux-ci sont solidairement et indivisiblement responsables de l’exécution des obligations prévues dans la présente convention et renoncent aux bénéfices de division et de discussion.
Le Client autorise la Société à communiquer sur les missions réalisées pour son compte, notamment à des fins publicitaires.
Le Client ne pourra céder tout ou une partie de ses droits et obligations résultant de la présente convention, sans l’accord exprès préalable de la Société. À défaut d’une renonciation écrite, toute abstention ou retard de la Société à faire valoir ses droits ou à former tout recours en vertu de la présente convention ou de la loi applicable, ne pourra en aucun cas être considéré comme une renonciation dans son chef. Le présent contrat est régi par le droit belge.
Chaque conflit qui pourrait naître entre les Parties quant à l’interprétation ou à l’exécution du présent contrat, sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement de Bruxelles.